Bir ofisin taşınması, ev taşımaya kıyasla çok daha fazla değişken içerir. Masalar, dolaplar, arşiv kutuları, sunucular, yazıcılar ve kişisel çalışma alanları kısa bir süre içinde yer değiştirirken iş akışının da mümkün olduğunca kesintisiz sürmesi beklenir. Ankara’da şirketlerin merkezden Eskişehir yolu, Söğütözü ya da Balgat gibi plaza bölgelerine taşınması sık görülen bir durumdur ve bu süreç dikkatli bir kurumsal nakliyat planı gerektirir.
Planlama aşaması
Taşınma tarihinden haftalar önce yeni ofisin kat planı üzerinde yerleşim belirlenmeli, hangi birimin nereye yerleşeceği netleştirilmelidir. Her kutunun ve mobilyanın hedef odasına göre etiketlenmesi, yeni binada eşyaların doğru yere bırakılmasını sağlar. Taşınmanın hafta sonuna ya da iş yoğunluğunun düşük olduğu günlere planlanması, çalışma kaybını azaltır.
Arşiv ve bilişim ekipmanı
Kurumsal taşımalarda en hassas kalemler arşiv belgeleri ve bilişim altyapısıdır. Gizlilik içeren dosyaların kilitli ve numaralı kutularda taşınması, taşıma sırasında kimin sorumlu olduğunun belirlenmesi önemlidir. Bilgisayarlar ve sunucular taşınmadan önce verilerin yedeklenmesi, kabloların etiketlenmesi ve cihazların darbeye karşı korunacak biçimde paketlenmesi gerekir.
Ağır yük ve çalışan güvenliği
Ofis taşımalarında en sık görülen yaralanmalar, ağır eşyaların yanlış kaldırılmasından kaynaklanan bel ve sırt sorunlarıdır. Çalışanların kendi masalarını ya da dolaplarını taşımaya çalışması bu riski artırır. Ağır eşyaların taşınmasını bu konuda deneyimli nakliyat personeline bırakmak, gerekirse taşıma arabası ve kaldırma ekipmanı kullanmak, yaralanmaları önlemenin temel yoludur. Bu konudaki genel ilkeler Ankara İSG hizmetleri sayfasındaki risk değerlendirmesi yaklaşımıyla da örtüşür.
Bina ve yönetim koşulları
Hem eski hem de yeni binanın yönetimiyle önceden iletişime geçmek, yük asansörü kullanımını, araç park alanını ve taşıma saatlerini netleştirmek açısından gereklidir. Bazı plazalarda taşıma işleri yalnızca belirli saatlerde yapılabilir. Bina yönetiminin işleyişi hakkında bilgi için Ankara bina bakım ve yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.
Yeni ofise yerleşirken
Taşınma, çalışma alanlarını yeniden düzenlemek için iyi bir fırsattır. Masa ve sandalye yüksekliklerinin, ekran konumlarının ve aydınlatmanın yeni düzende baştan doğru kurulması, ileride ortaya çıkabilecek şikâyetleri azaltır. Bu konuda ofiste ergonomi sayfasındaki önerilerden yararlanabilirsiniz. Yeni binadaki kaçış yolları ve toplanma alanının çalışanlara ilk günlerde tanıtılması da ihmal edilmemelidir.